Всё об аренде офисов

21.11.2016

Новые тенденции в формировании офисного пространства и рабочих мест сотрудников в офисах

Новые тенденции в формировании офисного пространства и рабочих мест сотрудников в офисах

В «тучные» годы начала 2000-х многие крупные и не очень компании обзавелись шикарными офисами, сделали евроремонты, установили роскошную мебель. Однако кризисы, следующие один за другим, повлияли на расстановку приоритетов. И теперь на первое место выходит не престиж, а эффективность. Аренда офиса — существенная часть расходов для многих компаний. Как заставить офисное пространство стать в разы эффективнее? «Уплотнить» сотрудников? Сэкономить на приемных и удобстве клиентов? А если пойти другим путем?

Какой смысл в персональном кабинете, если его хозяин постоянно в разъездах?

Специалисты и менеджеры среднего звена строительных, торговых, обслуживающих компаний редко проводят весь день в офисе. Большинство из них ведет разъездной стиль жизни: выезды на объекты, встречи с потенциальными партнерами и клиентами, командировки… Такой сотрудник может появиться в офисе один-два раза в неделю, чтобы отчитаться перед вышестоящим руководством, провести переговоры на своей территории, принять участие в общих мероприятиях. И при этом аренда офиса становится просто нерациональным расходом средств фирмы.

И практически у каждого такого сотрудника есть персональное рабочее место: личный кабинет или хотя бы рабочий стол в общем помещении. А так ли он необходим? Для хранения оригиналов рабочей документации и договоров достаточно полки в шкафу. Организация личного рабочего пространства в компьютере возможна созданием пользователя со своим профилем. Да и работает с базой такой сотрудник часто через удаленный доступ с личного ПК, планшета. Встречи с клиентами проводятся в переговорной. Тогда зачем сотруднику персональное рабочее место, которое используется пару часов в неделю?

Так родилась идея «плавающей» рабочей станции как способа организации офисного пространства. При таком подходе рабочее место не закрепляется за конкретным сотрудником, а является «переходящим». В зависимости от специфики работы к таким можно отнести от 10 до 80 % всех столов и стульев. Часть из них может находиться в общем помещении, разделенном перегородками, и быть пронумерована. Сотрудник, планируя «офисный день», может по телефону забронировать себе рабочее место на конкретное время у администратора или офис-менеджера. Таким образом одним местом могут пользоваться 3—5, а то и больше работников.

А можно иметь и несколько «переходящих» кабинетов для руководителей среднего звена. Аренда офиса становится на порядок выгоднее, компания может позволить себе сохранить роскошную обстановку, престижное место даже при расширении штата. Ведь теперь далеко не каждому новому работнику нужно отдельное место.

Варианты оформления рабочих мест для совместного использования

Если аренда офиса для компании — вопрос принципа, сильно сократить расходы на арендную плату, оформление и содержание офисного помещения можно, организовав «плавающие» рабочие места для сотрудников с разъездным характером работы.

Первый вариант такого подхода реализуется, когда несколько работников, выполняющих сходные функции, например на разных участках, имеют одно общее рабочее место. При этом у каждого из них свой ящик стола для хранения канцелярских принадлежностей, мелочей, документов, своя полка в шкафу. Сотрудники имеют либо фиксированный график «офисных дней», привязанный к их графику работы «на выезде», либо такой график составляется на неделю вперед, согласовываясь с общим руководителем.

Удобство такого подхода в том, что на ПК можно установить требуемое ПО, причем резко сокращается количество лицензионных копий программ, ведь все работники используют один ПК. Кроме того, у сотрудников нет впечатления «временности», ведь каждый из них имеет персональное рабочее место, хотя и делит его с коллегами.

Второй подход — это полностью «переходящие» рабочие места. Их удобно организовывать в общем зале, если аренда офиса нужна, например, для организации работы большого количества сотрудников, каждый из которых приходит лишь на несколько часов в неделю для отчета или выполнения каких-то планируемых действий. Таким работникам обычно все равно, за какой стол сесть, чтобы напечатать отчет, внести изменения в базу или обновить свои данные. Забронировать рабочее место можно по телефону по мере необходимости или прямо в офисе узнать у офис-менеджера, каким рабочим местом на данный момент можно воспользоваться.

Аренда офиса может быть выгодной даже в самом дорогом офисном центре на престижном месте, если разумно подойти к организации офисного пространства и использовать современные подходы к формированию рабочих мест сотрудников. Кроме того, аренда офиса в Красногорске становится доступной даже для небольшой фирмы, а это — серьезная заявка на имидж процветающей компании.


Вход

Восстановить доступ

Запомнить
меня